秘书岗位职责

一、系教学秘书是系管理教学工作的助手，负责处理日常教学工作。

具体岗位职责如下：

1.负责本系教学任务的落实。

2.负责教学计划的落实与管理，并掌握其执行情况。

3.协助系主任制订每学期的课程安排，并按要求在指定教室编制班级课程表，送教务处备案，并于每学期开课前一周通知任课教师和学生。

4.布置各教研室教师填写教师教学进度表。

5．按规定负责安排期中期末考试日程，办理有关考试事务，协助系与教务处搞好考试监考工作及评卷工作，做好试卷和试题分析的管理。

6．做好教学档案及其相关资料的收集和管理工作。

7．做好教师工作量计算工作。

8．检查、督促每学期教材的预订、分发情况并报送教务处。

9．做好学生考勤汇总，学生学习成绩的统计等有关教学方面的工作

10. 承办系领导和教务处交给的其它有关教学管理方面的事项。

二、系行政秘书是系办公室行政事务负责人。

具体岗位职责如下：

1 、加强政治业务学习，关心国家大事，遵纪守法，遵守学校和系的各项规章制度。

2 、负责各级各类行政、科研文件、文字材料的接收、登记、归档和保管工作。

3 、负责系务会议和全系大会的议题准备、草案撰写、会议记录以及行政文件、有关报告、汇报材料的起草、打印工作。

4 、负责教职工考勤、考核的统计、上报工作以及校、系各类集体活动的考勤和记录。

5 、负责传达校、系行政、科研会议的通知、统计、上报和对外接待工作。

6 、负责各项办公用品的购买工作。

7 、负责系财务管理和校内津贴、工资、各种补贴、奖金、福利的统计、上报与发放工作。

8 、及时、圆满地完成系领导交办的具体事务工作，并及时向领导汇报工作办理情况。

9 、提醒系领导参加应出席的会议。在系领导不在的情况下，可代替参加并汇报会议内容。应及时呈交各类报表，处理应急事务，不积压不误事。

10 、负责接听电话并做好转达、记录工作。

11 、负责做好上情下达和下情上传工作。

12 、受系领导委托负责行政印章、介绍信的管理与使用工作。

13 、完成系领导交办的其它任务。  

三、教务秘书岗位的设置。

任职条件：教务秘书要坚持四项基本原则，熟悉并掌握党和国家有关教育的方针政策，懂得教育和教学管理的基本知识，熟悉教育教学规律，熟悉现代教育管理理论，掌握现代教育管理方法，能够独立研究教育教学管理领域内的问题。原则上教务秘书应具有全日制普通本科以上学历，具有敬业精神，工作上敢于负责，坚持原则，任劳任怨。

各教学单位均要求配备一名专职教务秘书， 负责教学运行管理、学籍管理等工作。

四、教务秘书实行双重管理。

在行政上归所在学院、系、部领导，在业务上归教务处和各教学单位共同领导，进行对口工作。各教学单位每年要对教务秘书的工作做总结评价，并报送教务处。教务秘书的有关评职、晋级、奖罚等事项，要由所在院、系、部和教务处共同进行考核，协商决定。教务秘书的更换事先要与教务处研究共同商定。

五、业务培训。

教务处根据工作需要，定期召开教务秘书会议，研究有关事项并布置、检查工作。组织业务学习和技能培训。

六、本办法自通过之日起执行，由教务处负责解释。

2010.9.8